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株式会社資生堂
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グローバルに展開できる情報基盤を求めIBM Notesからの移行を決断
研究テーマの管理に活用してきたExcelからの脱却も実現

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導入の背景

  抱えてた課題、解決したかったこと

男性 株式会社資生堂 研究推進部 総務室 総務管理G
柴田 隆氏

株式会社資生堂は、2018年に竣工となる、世界5カ国9カ所の研究開発拠点のハブ「グローバルイノベーションセンター」の稼動に際して、既存のIBM Notes(以下、Notes)から、グローバル化に向けたインターフェースの英語化や、新しいICT戦略を実現するための情報共有のシンプルな仕組みの実現に最適な基盤への移行を検討していた。
研究開発拠点では、90年代後半からNotesで構築運用してきた、約500個の掲示板やデータベース(以下、DB)に対して、「技術者不足によりメンテナンスが困難」、「サポートベンダの乗り換えによって仕様書が十分に残っていない」とい課題をえてた。また、研究テーマを1年ごとにExcelで管理していたが、約40チームほどから集めた情報が属人化した形で届くため、それらの情報を統合するだけでも多くの時間を要し、情報の鮮度や維持管理に限界を感じていた。
「グローバル化をさらに推し進めていくためには、インターフェースの英語化などが必要です。数百あるNotes DBを海外へ受けて発信するためには、多くのコストと時間がかかってしまう状況にありました。移行はもちろん情報共有のための仕組みがシンプルに構築できる仕組みを検討しました」と柴田氏は語る。

  導入の要件

移行においては「スピード」「移行コスト」そして「24時間のサービスが可能なインフラ」を要件とした。以前のNotesでは、少しの修正でもサポートベンダへの依頼を要し、フレキシブルかつスピーディな対応が難しかったことから、適切な情報共有や公開ができるスピード感を重視した。また、自分たちでもちょっとした修正が可能なインフラが必要だった。
移行部分では「全体のコスト感と移行における実現性もしっかり確認し、安心して任せることができるかどうか」が大きなポイントとなった。移行ツールなどで、できる限り素早く機械的に行う事で、現状のNotes DBをすべて移行しても人件費やプロジェクト進行作業のコストが抑えられるものを希望した。さらに、24時間のサービスという面では、クラウドサービスを視野に入れ、検討を進めた。

  M-SOLUTIONSを選んだ理由

資生堂の要件を受け、M-SOLとサイボウズはkintoneと移行ツール「Smart at migration」による移行を共同で提案し、最も同社の要件に合致しているとして選定された。クラウド基盤であるkintoneは、インターネットさえあれば利用でき、同社の希望するグローバルな情報共有や情報の蓄積、検索が容易情報の継続性が担保できる仕組みを実現可能だった。
またM-SOLは、ディベロッパーとしてさまざまなkintoneアプリを開発しており、豊富な移行実績やノウハウが評価された。同社の要件では移行ツールにとって想定外の運用もあったが、M-SOLはkintone目線での的確な指摘や柔軟な対応でリクエストに応え、スムーズなプロジェクト進行を支援した。 開発のイメージ を共有しながら画面を作り、あとから機能を足していくというアジャイル開発により、移行期間の圧縮を実現し、わずか半年で移行をある程度形にすることができた。

導入後

  導入効果と今後の展望

まずは研究テーマ用のExcelをkintoneに置き換えることからスタートした同社は、現在は日本の研究者を中心に1000名弱がkintoneを利用できる状況にある。従来Excelで入力していた研究テーマはすべてkintone上に登録され、複数のアプリが連携して情報共有・進捗管理することで、情報管理の負担が大きく軽減した。引き続き、M-SOLによるExcel関連のアプリ制作や「Smart at migration」による移行支援を受け、Notesの環境すべてをkintoneや他のシステムへ、およそ2年間で移行していく目標だ。
資生堂は、この新たな情報基盤の活用を進め、将来的にはユーザ自身で自由に使ってもらえるようなシステムにしたいと構想している。kintoneの強みである、さまざまなソリューションを選んで組み合わせできる点を強力な武器ととらえ、社内だけでなく社外との情報共有での利用など、活用の幅を広げていく見込みだ。

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■ 株式会社資生堂 概要

カンパニー名 株式会社資生堂
事業内容 化粧品やヘルスケア製品の開発、製造、販売
URL http://www.shiseido.co.jp/